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Controlling-Instrumente sind hilfreich und wenig aufwendig

Mittels Controlling werten Sie Ihre Ist-Daten aus und schreiben diese für Planungszwecke fort. Die benötigte Datenbasis schaffen Sie, indem Sie Ihre Buchhaltung monatlich oder quartalsweise auf den neuesten Stand bringen. Die Daten werten Sie dann entweder direkt im Buchhaltungsprogramm aus oder exportieren sie nach Excel.

Alternativ bieten auch Onlinebankingprogramme Analyse-, Auswertungs- und Exportmöglichkeiten, allerdings nur für die bargeldlosen Zahlungen. Und leider in der Regel nur in Form von vorgegebenen Berichten, die nicht unbedingt Ihren individuellen Informationsanforderungen entsprechen.

Gerade für kleinere Unternehmen bietet eine weitere Aufbereitung der Zahlen in Excel unter bestimmten Voraussetzungen gute Auswertungsmöglichkeiten.


Auswertung der Ist-Zahlen: Monats- oder Quartalsanalyse

Der erste Schritt besteht darin, monatlich oder quartalsweise Auswertungen vorzunehmen, um einen möglichst zeitnahen Überblick über die Geschäftsentwicklung zu gewinnen.

Die Monats- oder Quartalsanalyse, die auf reinen Ist-Werten beruht, sollte sich an Ihrem Informationsbedarf orientieren. Welche Fragen haben Sie an Ihre geschäftlichen Zahlen?

Interessieren Sie die Umsätze zum Beispiel nur in Summe oder möchten Sie wissen, wie einzelne Produkte, Dienstleistungen oder Projekte zum Gesamtumsatz beigetragen haben? Warum sind die Raumkosten so hoch und wie setzen diese sich zusammen? Was steckt genau hinter den „sonstigen Betriebskosten“?

Diesen individuellen Informationsbedarf sollten Analysen und Planungen beantworten und deshalb unternehmens-individuell aufgebaut werden. Dazu kann es nötig sein, in der Buchhaltung die Unterteilung und Zuordnung der Umsatz- und Kostenarten zu verfeinern oder zusätzliche Angaben zu erfassen – aber dieser Aufwand lohnt sich. Falls Sie die Buchhaltung nicht selbst machen, stimmen Sie sich dazu mit Ihrem Steuerbüro ab.

Jahresplanung: Planen und regelmäßig Abweichungen auf Grund gehen


Ein zweiter Schritt könnte eine Jahresplanung sein, in der Sie für die verschiedenen Umsatz- und Kostenarten monats- oder quartalsweise Planzahlen fortschreiben, um diesen dann später die Ist-Werte gegenüber zu stellen. Das Ergebnis nennt man Plan-Ist-Abweichungsanalyse.

Sie gehen dabei den Abweichungen auf den Grund: Kommt der Umsatz vielleicht erst im nächsten Monat, z.B. weil ein Projekt später als geplant gestartet ist oder weil der Kunde nicht pünktlich gezahlt hat? Sind die Ist-Werbekosten höher als die Plankosten, weil eine Werbemaßnahme vorgezogen wurde oder waren die Anzeigen deutlich teurer als geplant?

Hinter jeder Zahl stecken Geschäftsvorgänge. Ich sage daher, die "Zahlen leben", weil alles mit dem zu tun hat, was im Unternehmen passiert - oder eben auch nicht. Daher lassen sich über Analysen wichtige Fragestellungen beantworten und Erkenntnisse gewinnen – um auf dieser Basis dann erforderliche (Korrektur-)Maßnahmen einzuleiten.

Liquiditätsplanung: Den Kontostand voraussagen

Aus der Jahresplanung können Sie unmittelbar eine Liquiditätsplanung ableiten bzw. erstellen lassen. Sie bildet die tatsächlichen bzw. zu erwartenden Zahlungsströme ab. Die zentrale Frage hierbei ist: Wie viele unmittelbar verfügbare finanzielle Mittel stehen dem Unternehmen tatsächlich am Monatsende zur Verfügung?

Dazu werden u.a. Zahlungsverschiebungen gegenüber den Planwerten berücksichtigt, z.B. Ratenzahlungen nach Projektfortschritt oder generelle Zahlungsverschiebungen, weil das Zahlungsziel für Ihre Rechnungen bei 45 Tagen liegt. Des Weiteren werden Investitionen und Umsatzsteuerzahlungen, Gewerbesteuerzahlungen oder Tilgungsleistungen für Kredite dargestellt und in Bezug auf den geschäftlichen Kontostand betrachtet.

Forecast: Unterjährige Aktualisierung  der Jahresplanung

Um festzustellen, ob die geplante Entwicklung gemäß Jahresplanung mit der tatsächlichen Geschäftsentwicklung Schritt hält, lässt sich unterjährig ein Forecast erstellen. Sinnvoll ist dies meist nach 4-6 Monaten.

Wie bei der Plan-Ist-Analyse stellen Sie die dann bekannten Ist-Zahlen den geplanten Umsätzen und Kosten und damit auch dem ursprünglich geplanten Gewinn gegenüber. Mit Sicherheit ist einiges anders gekommen als zu Mitte oder am Ende des Vorjahres erwartet hatten. Haben Sie z.B. einen zusätzlichen größeren Auftrag gewinnen können, der ihre Umsätze über das Jahr gesehen erhöht, so macht es Sinn, die Jahresplanung über einen so genannten Forecast anzupassen. Anderenfalls würden jeden Monat (in diesem Falle positive) Abweichungen auftauchen, die jedes Mal die gleiche Erklärung hätten, was den Blick für andere unerwartete Abweichungen verstellen könnte.

Einmal eingeführt, lassen sich die vier oben dargestellten Controllinginstrumente in kleinen Unternehmen mit wenig Aufwand fortschreiben und führen zu einer besseren Informationsbasis. Und damit auch zu erfolgreicherem unternehmerischem Handeln. Bei der Einführung und anfänglichen Nutzung kann die Einbeziehung eines Beraters Zeit sparen und Sicherheit geben.

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Der Artikel erschien am 10.02.2016 im Blog von gruendungszuschuss.de

http://t1p.de/md62

Gemeinsam mit einem Geschäftspartner betreibt Anne T. aus Berlin ein kleines IT-Unternehmen. Ihre Frage: „Gerne würden wir besser planen, um die Entwicklung von Umsätzen, Kosten und vor allem Liquidität etwas genauer vorhersehen zu können. Welche Steuerungsinstrumente bietet dazu das Controlling für kleine Unternehmen? Wie wendet man sie in der Praxis an?“

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